Αυτό που έχουμε συνηθίσει να βλέπουμε στην αρθρογραφία και τα βιβλία από το χώρο του management και την προσωπικής αποτελεσματικότητας σχετικά με την αναβλητικότητα είναι να την προσεγγίζουμε ως ένα τεχνικό πρόβλημα: κακή διαχείριση χρόνου, έλλειψη πειθαρχίας, ανάγκη για καλύτερα εργαλεία οργάνωσης.
Οι λύσεις, σύμφωνα με αυτή τη λογική, είναι να σπάσουμε το έργο σε μικρότερα κομμάτια, να θέσουμε προθεσμίες, να μειώσουμε τους περισπασμούς και άλλες παρόμοιες τεχνικές οργάνωσης.
Αυτές οι τεχνικές έχουν πραγματική αξία και δεν είναι απαραίτητο να τις απορρίψουμε. Όμως, η έρευνα δείχνει ότι εξηγούν μόνο ένα κομμάτι του φαινομένου της αναβλητικότητας και σε πολλές περιπτώσεις, ένα μικρό κομμάτι.
Το άρθρο αυτό προτείνει μια διαφορετική προσέγγιση: αντί να ξεκινάμε από το «πώς θα το κάνω πιο εύκολο», να ξεκινάμε από το «τι μου λέει αυτή η αναβλητικότητά μου”. Η αναβλητικότητα, σε αυτή την οπτική, δεν είναι μόνο δυσλειτουργία, είναι και πληροφορία, ένα σήμα από ένα μέρος του εαυτού που έχει λόγο, ακόμη κι όταν δεν έχουμε κατανοήσει το μήνυμά του, ως τώρα.
Τι δείχνει η έρευνα για τις αιτίες της αναβλητικότητας
Σε μια εκτενή επισκόπηση της βιβλιογραφίας για την αναβλητικότητα ο Piers Steel, εξέτασε 691 συσχετίσεις από εκατοντάδες μελέτες. Ο Steel διαπίστωσε ότι οι πιο σταθεροί παράγοντες που επηρεάζουν την αναβλητικότητα ήταν:
- η δυσαρέσκεια απέναντι στο ίδιο το έργο,
- η καθυστέρηση της ανταμοιβής,
- η αυτο-αποτελεσματικότητα (self-efficacy, δηλαδή το κατά πόσο πιστεύω ότι μπορώ να τα καταφέρω)
- η παρορμητικότητα,
- η ευσυνειδησία και ο αυτοέλεγχος,
- η οργάνωση και
- το κίνητρο επίτευξης.
Από αυτή τη δουλειά προέκυψε η Θεωρία Χρονικού Κινήτρου (Temporal Motivation Theory), που περιγράφει το κίνητρο ως συνάρτηση τεσσάρων μεταβλητών:
- πόσο πιθανή θεωρούμε την επιτυχία,
- πόση αξία έχει για εμάς το αποτέλεσμα,
- πόσο απομακρυσμένη είναι η ανταμοιβή,
- πόσο ευαίσθητοι είμαστε στην καθυστέρηση.
Το μοντέλο εξηγεί, μεταξύ άλλων, γιατί το κίνητρο αυξάνεται απότομα όσο πλησιάζει μια προθεσμία, καθώς τείνουμε να υποτιμούμε μελλοντικές ανταμοιβές σε σχέση με άμεσες, ακόμη κι όταν η μελλοντική είναι αντικειμενικά μεγαλύτερη.
Ένα καθημερινό παράδειγμα:
Η κατάσταση: Έχεις να ετοιμάσεις μια εκτενή αναφορά ή πρόταση για πελάτη, με προθεσμία σε τρεις εβδομάδες. Θεωρητικά ξέρεις ότι αν ξεκινήσεις νωρίς θα έχεις χρόνο για επεξεργασία, feedback από συνάδελφο, ίσως και μια δεύτερη ματιά με φρέσκο μάτι πριν την παράδοση. Αντικειμενικά, αυτό είναι το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.
Τι συμβαίνει στην πράξη: Τις πρώτες δύο εβδομάδες, το «να ξεκινήσω τώρα» ανταγωνίζεται με πολύ πιο άμεσες επιλογές όπως το να απαντήσεις σε emails, να παρευρεθείς σε ένα meeting που δεν είναι επείγον αλλά είναι μπροστά σου, να διεκπεραιώσεις μικρά διοικητικά θέματα. Η ανταμοιβή του να ξεκινήσεις νωρίς (καλύτερη ποιότητα, λιγότερο άγχος αργότερα) είναι μεν μεγαλύτερη, αλλά είναι μακρινή και αφηρημένη και δεν τη νιώθεις τώρα. Η ανταμοιβή του να καθαρίσεις το inbox είναι μικρότερη, αλλά άμεση και απτή. Τη νιώθεις σε πέντε λεπτά.
Την τελευταία εβδομάδα, κάτι αλλάζει δραστικά: η προθεσμία δεν είναι πια αφηρημένη, είναι μεθαύριο. Ξαφνικά η ανταμοιβή του «να το τελειώσω» γίνεται και αυτή άμεση: η ανακούφιση, η αποφυγή της ταπείνωσης να παραδώσεις κάτι μισοτελειωμένο, το να μη χρειαστεί να στείλεις άβολο email καθυστέρησης. Τώρα οι δύο επιλογές (δουλεύω την αναφορά / κάνω κάτι άλλο) συγκρίνονται και οι δύο σε άμεσο χρονικό ορίζοντα, και η αναφορά κερδίζει. Γι’ αυτό νιώθουμε ξαφνικά «έκρηξη» παραγωγικότητας τις τελευταίες μέρες. Δεν βρήκαμε επιτέλους πειθαρχία, απλώς η εξίσωση κινήτρου άλλαξε γιατί η καθυστέρηση (Delay) μηδενίστηκε.
Πρακτικά: αν περιμένεις να «νιώσεις» αρκετό κίνητρο για να ξεκινήσεις νωρίς, συχνά δεν θα έρθει ποτέ. Το κίνητρο δεν λειτουργεί έτσι μηχανιστικά. Αυτό που δουλεύει είναι να πλησιάζεις τεχνητά την ανταμοιβή, π.χ. βάζοντας ενδιάμεσες, τεχνητές προθεσμίες με πραγματικές συνέπειες (να στείλεις ένα draft σε συνάδελφο για σχόλια σε 5 μέρες), ώστε η μακρινή ανταμοιβή να μετατραπεί σε κάτι πιο άμεσο και αισθητό νωρίτερα.
Πολλές έρευνες έχουν δείξει ότι όταν ένα έργο προκαλεί δυσάρεστο συναίσθημα όπως άγχος, ανία, φόβο αποτυχίας, σύγχυση, το μυαλό προτιμά να βρει μια πρόσκαιρη ανακούφιση αυτού του συναισθήματος, αποφεύγοντας να εστιάσει εκεί, ακόμη κι αν η αναβολή τελικά θα δημιουργήσει μεγαλύτερο πρόβλημα αργότερα. Το «μελλοντικό εγώ» φορτώνεται με το κόστος μιας απόφασης που το «παρόν εγώ» πήρε για να νιώσει καλύτερα εδώ και τώρα.
Όταν η αναβλητικότητα λειτουργεί ως τρόπος προσωρινής συναισθηματικής ανακούφιση, τότε οι τεχνικές διαχείρισης χρόνου, όσο κι αν βοηθούν στην επιφάνεια, δεν αγγίζουν την αιτία.
Η ερώτηση δεν είναι «πώς θα οργανωθώ καλύτερα» αλλά «ποιο συναίσθημα αποφεύγω, και τι μου λέει αυτό το συναίσθημα για τη σχέση μου με το συγκεκριμένο έργο».
Γιατί η διερεύνηση έχει νόημα
Για τη διερεύνηση μας θα αξιοποιήσουμε δύο θεωρητικά πλαίσια εκτός του στενού πεδίου της έρευνας για την αναβλητικότητα, τα οποία εξηγούν γιατί η στρατηγική «διερεύνησε το πεδίο πριν πολεμήσεις» έχει επιστημονική βάση και όχι μόνο ψυχολογική διαίσθηση.
Το πρώτο προέρχεται από τη συστημική σκέψη, και συγκεκριμένα από τη διάκριση των Watzlawick, Weakland και Fisch ανάμεσα σε αυτό που ονομάζουν αλλαγή πρώτης και δεύτερης τάξης.
Η αλλαγή πρώτης τάξης είναι μια προσαρμογή μέσα στο ίδιο σύστημα κανόνων. Δηλαδή κάνω το ίδιο πράγμα πιο έντονα ή πιο οργανωμένα (π.χ. καλύτερη λίστα, αυστηρότερο πρόγραμμα).
Η αλλαγή δεύτερης τάξης αφορά αλλαγή στο ίδιο το πλαίσιο μέσα στο οποίο λειτουργεί το σύστημα, αλλάζει δηλαδή η σχέση μας με το πρόβλημα, όχι μόνο η τακτική μας απέναντί του.
Οι περισσότερες τεχνικές παραγωγικότητας είναι αλλαγές πρώτης τάξης: βελτιώνουν τον μηχανισμό χωρίς να ρωτούν αν ο μηχανισμός εξυπηρετεί τον σωστό σκοπό. Το να κάνω για παράδειγμα στον εαυτό μου το ερώτημα «τι θα γινόταν αν δεν το έκανα ποτέ» είναι, στην ουσία του, πρόσκληση για αλλαγή δεύτερης τάξης: αλλάζει το πλαίσιο μέσα στο οποίο αξιολογούμε το ίδιο το έργο, πριν καν αποφασίσουμε πώς θα το κάνουμε.
Το δεύτερο πλαίσιο προέρχεται από τη δουλειά των Robert Kegan και Lisa Lahey πάνω στην «Ανοσία στην Αλλαγή» (Immunity to Change). Οι δύο ερευνητές παρατήρησαν ότι η επίμονη αδυναμία να αλλάξουμε μια συμπεριφορά μας δεν οφείλεται σε έλλειψη θέλησης, συχνά ούτε σε έλλειψη ικανότητας/δυνατότητας. Συνήθως υπάρχει μια κρυμμένη «ανταγωνιστική δέσμευση»: κάτι άλλο που προστατεύουμε, εξίσου ή περισσότερο σημαντικό, το οποίο η αλλαγή θα απειλούσε.
Κάτω από την ανταγωνιστική δέσμευση βρίσκεται συνήθως μια βασική παραδοχή για το πώς λειτουργεί ο κόσμος ή ποιος πρέπει να είμαι, την οποία δεν έχουμε ποτέ συνειδητά εξετάσει. Σε αυτό το πλαίσιο, η αναβλητικότητα δεν είναι απλώς αδυναμία αυτοπειθαρχίας· είναι το ορατό σύμπτωμα ενός εσωτερικού συστήματος που, με τη δική του λογική, προστατεύει κάτι.
Το ίδιο το σύμπτωμα κρατά ισορροπία ανάμεσα σε δύο αντικρουόμενες ανάγκες. Γι’ αυτό η απευθείας επίθεση στο σύμπτωμα, «κάν’ το, απλά κάν’ το», συχνά αποτυγχάνει: το σύστημα αντιστέκεται όχι από πείσμα, αλλά επειδή προστατεύει κάτι που θεωρεί σημαντικό.
Ας δούμε ένα παράδειγμα:
Η επιφανειακή δέσμευση: «Θέλω να ολοκληρώσω και να στείλω την πρότασή μου στη διεύθυνση για ένα νέο project/προϊόν/υπηρεσία/διαδικασία.» Το αναβάλλει επί εβδομάδες, παρόλο που έχει έτοιμο το 80% του υλικού.
Η ανταγωνιστική δέσμευση (αυτό που προστατεύει, χωρίς να το έχει ονομάσει): «Θέλω να μη με δουν σαν κάποιον/α που ξεπερνά τα όριά του/της ή που ζητά πράγματα.» Όσο η πρόταση μένει αδημοσίευτη, αυτός ο κίνδυνος δεν υπάρχει. Δεν μπορεί να απορριφθεί κάτι που δεν έχει σταλεί ακόμα.
Η βασική παραδοχή από κάτω: «Αν διεκδικήσω κάτι για τον εαυτό μου, θα θεωρηθώ άπληστος/η ή θα χάσω την εύνοια που έχω τώρα.» Αυτή η παραδοχή ίσως χτίστηκε χρόνια πριν, σε ένα εντελώς διαφορετικό πλαίσιο (μια οικογένεια, μια πρώτη δουλειά), αλλά συνεχίζει να λειτουργεί σαν κανόνας χωρίς να έχει ποτέ ελεγχθεί ως προς το αν ισχύει σήμερα.
Γιατί το «κάν’ το απλά» αποτυγχάνει: το πρόσωπο δεν αναβάλλει από τεμπελιά ή κακή οργάνωση. Το σύστημά του πετυχαίνει ήδη τον στόχο του: το προστατεύει από την αντιληπτή απειλή έκθεσης. Κάθε φορά που αναβάλλει, «κερδίζει» ασφάλεια. Το κόστος (η πρόταση δεν προχωράει) είναι απτό, αλλά ζυγίζει λιγότερο από το φανταστικό κόστος του να διεκδικήσει και να απορριφθεί ή να κριθεί.
Μόνο αν φέρει στο φως αυτή την παραδοχή και τη δοκιμάσει έναντι της πραγματικότητας, π.χ. ρωτώντας «πόσες φορές έχω δει συναδέλφους να διεκδικούν κάτι χωρίς να χάσουν την υπόληψή τους;» μπορεί η δέσμευση να αλλάξει ουσιαστικά. Η τεχνική διαχείρισης χρόνου («βάλε προθεσμία, στείλ’ το Παρασκευή») δεν αγγίζει καθόλου αυτόν τον μηχανισμό.
Και τα δύο πλαίσια συγκλίνουν στο ίδιο συμπέρασμα: πριν διορθώσουμε τη συμπεριφορά, αξίζει να κατανοήσουμε τη λειτουργία της. Όχι επειδή η αναβολή είναι πάντα «σοφή». Πολλές φορές είναι απλώς κόπωση ή κακή οργάνωση. Στην πραγματικότητα όμως δεν το ξέρουμε εκ των προτέρων, και ο μόνος τρόπος να το μάθουμε είναι να το διερευνήσουμε, όχι να προσπεράσουμε ή να ταλαιπωρήσουμε τον εαυτό μας συστηματικά με τεχνικές οργάνωσης που δεν θα φέρουν αποτέλεσμα.
Η προσέγγιση: τρία επίπεδα διερεύνησης
Με βάση τα παραπάνω λοιπόν, ας δούμε τρία πρακτικά βήματα που μπορούμε να κάνουμε για να προσεγγίσουμε την αναβλητικότητά μας και να την κατανοήσουμε καλύτερα:
Πρώτο βήμα: η υποθετική αφαίρεση
Για κάτι που αναβάλλεις επίμονα, ρώτησε ειλικρινά: αν δεν το έκανα ποτέ, τι θα συνέβαινε πραγματικά;. Απόφυγε εδώ την όποια καταστροφική φαντασίωση, αλλά μείνε στη ρεαλιστική συνέπεια; Αυτό το ερώτημα λειτουργεί ως δοκιμή αντίθεσης (contrast test): αποκαλύπτει αν η αξία του έργου είναι πραγματική ή αν στηρίζεται σε αφηρημένες, ανεξέταστες παραδοχές («πρέπει», «θα έπρεπε», «οι άλλοι το κάνουν»). Αν η απάντηση είναι «τίποτα σοβαρό», έχουμε εντοπίσει μια δέσμευση χωρίς πραγματική αξία. Ίσως είναι μια ευκαιρία για συνειδητή απόφαση να αφήσουμε τη δέσμευση αντί να διατηρούμε την ενοχή. Αν η απάντηση είναι «κάτι θα χανόταν, αλλά δεν ξέρω γιατί με νοιάζει», έχουμε εντοπίσει μια αξία που χρειάζεται να γίνει συγκεκριμένη πριν μπορέσουμε να κινητοποιηθούμε γι’ αυτήν.
Δεύτερο βήμα: η χαρτογράφηση του μοτίβου
Καταγράφοντας συστηματικά όσα αναβάλλουμε, μαζί με το συναίσθημα που συνοδεύει το καθένα (βάρος, φόβος, ανία, ντροπή, θυμό), συχνά αναδύεται ένα επαναλαμβανόμενο μοτίβο κάτω από φαινομενικά ασύνδετα έργα. Αυτό συνάδει με το εύρημα ότι η αναβλητικότητα λειτουργεί ως στρατηγική αποφυγής συγκεκριμένων συναισθηματικών καταστάσεων, όχι ως γενικευμένη αδυναμία οργάνωσης· το πρότυπο δείχνει ποια συναισθηματική κατάσταση αποφεύγουμε συστηματικά, και σε ποιους τομείς της ζωής.
Τρίτο βήμα: η διερεύνηση της αντίστασης ως τέτοιας
Αντί να στοχεύουμε σε ένα-ένα τα tasks, μπορούμε να στραφούμε στην ίδια την τάση αναβολής, ως ενιαίο φαινόμενο.
Δοκίμασε να μείνεις για λίγο σε ένα ήσυχο μέρος. Πάρε μερικές ήρεμες ανάσες και άφησε τη φαντασία σου να λειτουργήσει ελεύθερα. Φαντάσου, λοιπόν, ότι αφήνεις πλήρως όλα όσα αναβάλλεις. Δεν κάνεις τίποτα από αυτά που συνήθως αναβάλλεις. Μείνε με αυτή την αίσθηση που δημιουργείται μέσα σου για λίγο. Παρατήρησε τι αναδύεται, κάποια σωματική αίσθηση; Κάποιο συναίσθημα; Μια εικόνα; Ένας ήχος; Μια φιγούρα; Πώς είναι; Τι λέει για σένα αυτό που αναδύεται;
Αυτή η μικρή άσκηση λειτουργεί ως μια μορφή εστιασμένης ενδοσκόπησης που δίνει πρόσβαση σε πληροφορία η οποία συνήθως παραμένει άρρητη όταν προσπαθούμε να τη σκεφτούμε αναλυτικά. Ό,τι αναδύεται αυθόρμητα σε αυτή την κατάσταση, μια επιθυμία, μια εικόνα, μια παρόρμηση, συχνά αντιπροσωπεύει μια ανάγκη ή προτεραιότητα που έχει παραμείνει αθέατη κάτω από τη λίστα υποχρεώσεων.
Από τη διερεύνηση στην πράξη
Η προσέγγιση αυτή δεν αντικαθιστά την πρακτική διαχείριση, αλλά στοχεύει να την αξιοποιήσει καλύτερα. Αφού κάνουμε αυτή τη διερεύνηση, τρεις κινήσεις έχουν νόημα:
- να αφήσουμε επίσημα ό,τι δεν φέρει πραγματική αξία, αντί να το κουβαλάμε σιωπηλά με ενοχή.
- να ξεκαθαρίσουμε σε συγκεκριμένους όρους την αξία όσων πραγματικά μας αφορούν, ώστε το κίνητρο να στηρίζεται σε κάτι αυθεντικό και όχι σε αφηρημένη υποχρέωση.
- να δώσουμε συγκεκριμένο, μικρό χώρο σε ό,τι αναδύθηκε ως γνήσια επιθυμία, ακριβώς επειδή αυτό είναι το κομμάτι που τείνει να μένει τελευταίο στη λίστα.
Μετά από τα παραπάνω έχει νόημα να επιστρέψουμε στις γνωστές τεχνικές, πχ. διάσπαση σε μικρότερα βήματα, blocks χρόνου χωρίς περισπασμούς, δεσμεύσεις με άλλους κλπ, γιατί τώρα ξέρουμε ακριβώς πού να τις εφαρμόσουμε: εκεί όπου η αξία είναι πραγματική και το εμπόδιο βρίσκεται στον τρόπο εκτέλεσης, όχι στην ίδια την ουσία της δέσμευσης.
Η έρευνα δείχνει ότι η αναβλητικότητα είναι σχεδόν πάντα πληροφορία για το πώς σχετιζόμαστε με τον χρόνο, το συναίσθημα και τις προτεραιότητές μας. Το να την ακούσουμε πριν προσπαθήσουμε να την εξαφανίσουμε είναι και πιο ανθρώπινο και πιο αποτελεσματικό.
Η αλλαγή ξεκινά από την κατανόηση.
Οι συμπεριφορές που θέλουμε να αλλάξουμε δεν υπάρχουν σε κενό. Συνδέονται με τον τρόπο που εργαζόμαστε, αποφασίζουμε, συνεργαζόμαστε και αντιλαμβανόμαστε τον ρόλο μας, στο συγκεκριμένο πλαίσιο.
Στη DOT Consulting, μέσα από την Ανάπτυξη Ηγεσίας, την Ανάπτυξη Δεξιοτήτων και την Απόδοση Ομάδας, σχεδιάζουμε παρεμβάσεις που δεν μένουν μόνο στο «τι πρέπει να κάνουμε διαφορετικά», αλλά διερευνούν και τι χρειάζεται για να γίνει αυτή η αλλαγή βιώσιμη στην πράξη.
Επικοινωνήστε με τη DOT Consulting για να σχεδιάσουμε μαζί την επόμενη ουσιαστική αλλαγή για την ομάδα ή τον οργανισμό σας.
Ενδεικτική βιβλιογραφία:
Kegan, R., & Lahey, L. (2009). Immunity to Change.
Steel, P. (2007). The Nature of Procrastination: A Meta-Analytic and Theoretical Review of Quintessential Self-Regulatory Failure. Psychological Bulletin, 133(1), 65–94.
Sirois, F., & Pychyl, T. (2013). Procrastination and the Priority of Short-Term Mood Regulation: Consequences for Future Self. Social and Personality Psychology Compass, 7(2), 115–127.
Watzlawick, P., Weakland, J., & Fisch, R. (1974). Change: Principles of Problem Formation and Problem Resolution.
FAQs
Q1: Τι είναι η αναβλητικότητα;
Η αναβλητικότητα είναι η σκόπιμη καθυστέρηση μιας ενέργειας, παρότι γνωρίζουμε ότι η αναβολή μπορεί να μας δημιουργήσει πρόβλημα αργότερα.Q2: Γιατί αναβάλλω πράγματα ενώ ξέρω ότι πρέπει να τα κάνω;
Η αναβλητικότητα δεν σχετίζεται μόνο με την οργάνωση. Μπορεί να συνδέεται με άγχος, φόβο αποτυχίας, ανία, χαμηλή αυτοπεποίθηση ή με το ότι η ανταμοιβή ενός έργου φαίνεται πολύ μακρινή.
Q3: Είναι η αναβλητικότητα τεμπελιά;
Όχι απαραίτητα. Η έρευνα τη συνδέει με πολλούς παράγοντες, μεταξύ των οποίων το κίνητρο, η αυτο-αποτελεσματικότητα, η παρορμητικότητα και η συναισθηματική ρύθμιση.
Q4: Πώς μπορώ να αντιμετωπίσω την αναβλητικότητα;
Πρώτα προσπάθησε να καταλάβεις τι ακριβώς αποφεύγεις και γιατί. Στη συνέχεια, χρησιμοποίησε πρακτικές τεχνικές, όπως μικρότερα βήματα, ενδιάμεσες προθεσμίες και συγκεκριμένα χρονικά blocks.
Q5: Γιατί γίνομαι παραγωγικός λίγο πριν την προθεσμία;
Όσο πλησιάζει η προθεσμία, η ανταμοιβή της ολοκλήρωσης γίνεται πιο άμεση και το κίνητρο αυξάνεται. Αυτό συνδέεται με τη Temporal Motivation Theory.
Photo credit: Original Image Designed by Magnific – AI-modified
